Parema teeninduse heaks salvestatakse ja talletatakse tänasest kõik Keila linnavalitsuse üldnumbrile 679 0700 saabuvad kõned, kui helistaja on sellega nõus ja pole katkestanud telefonikõne. Täna allkirjastas linnapea Keiu Valge käskkirjaga linnavalitsuse telefonikõnede salvestamise korra.
Kõnesid salvestatakse ja säilitatakse teenuseosutaja arhiivis 60 kalendripäeva teeninduse kvaliteedi tagamiseks ja vaidluste lahendamiseks, sh korruptsiooniriskide ennetamiseks. Helistajal on õigus kõne salvestamisest igal ajal keelduda, lõpetades kõne ning pöördudes linnavalitsuse poole muul viisil (e-post, kohapealne vastuvõtt).
Linnavalitsus tagab, et salvestisele ei pääse ligi isik, kellel puudub selleks õigus. Salvestistele ligipääs on tagatud kasutajanime ja parooliga volitatud töötajatele. Salvestise töötlemisel tagatakse andmete terviklikkus, konfidentsiaalsus ja päritolu autentsus. Isikuandmeid ja salvestisi edastatakse teisele asutusele või isikule ainult juhul, kui selleks on seadusest tulenev alus ja põhjendatud vajadus.
Igaühel on õigus tutvuda enda kohta kogutud andmetega. Selleks esitab andmesubjekt kirjaliku sooviavalduse, märkides kõne toimumise aja, kõne teema ja sisu kirjelduse. Avaldus esitatakse allkirjastatult Keila Linnavalitsusele või digitaalselt allkirjastatult e-posti teel. Juurdepääs salvestisele tagatakse linnavalitsuse ametiruumides isikut tõendava dokumendi alusel. Linnavalitsus võib keelduda juurdepääsu võimaldamisest üksnes järgmistel juhtudel, kui:
– salvestisest ei ole võimalik eraldada teiste füüsiliste isikute isikuandmeid või nende õigusi ja vabadusi ei ole võimalik piisavalt kaitsta;
– taotleja ei ole kõne osaline või ta ei taotle enda isikuandmeid, või taotletav salvestis ei ole enam säilitatud ettenähtud tähtaja möödumise tõttu;
– taotleja isikusamasust ei ole võimalik piisavalt tõendada.
Säilitustähtaja möödumisel kustutatakse salvestised automaatselt. Salvestisi, mida kasutatakse vaidluse lahendamisel või uurimismenetluses, säilitatakse kuni menetluse lõpuni, seejärel kustutatakse.